Matriz de Administración del Tiempo

"Lo que importa más, nunca debe estar a merced de lo que importa menos."
Goethe


En su libro "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva", Stephen Covey describe una serie de principios (que debemos tomar sólo como recomendaciones), que pueden ayudarnos a tener una administración efectiva.

En esta ocasión, quisiera comentarles acerca de uno de estos principios que es por demás importante en el trabajo diario, y esto es, el establecimiento de prioridades.

En este principio nos propone una matriz para la administración del tiempo, definiendo los siguientes cuadrantes:



Para entenderlo mejor, podemos empezar con definir qué es urgente y qué es importante:

Urgente: Necesita una atención inmediata, son por lo general muy visibles, nos presionan. Las cosas urgentes actúan sobre nosotros.

Importante: Tiene que ver con los resultados. Esencial, fundamental. Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren más iniciativa, más proactividad.

En la matriz vemos algunas de las actividades típicas con las que nos enfrentamos a diario; muchas de ellas pareciera que son triviales (y lo son), pero sin darnos cuenta les dedicamos demasiado tiempo.

El cuadrante que debiera acaparar nuestra mayor atención es el II (Importante/No Urgente), para ello, tenemos que evitar que estás actividades pasen al cuadrante I (Importante/Urgente).

Para poder hacer cumplir lo anterior, tenemos que obtener tiempo del cuadrante III (Urgente/No Importante) y del cuadrante IV (No Urgente/No Importante).

Para decirles "SI" a las prioridades importantes del cuadrante II, hay que aprender a decirles "NO" a otras actividades, algunas de ellas en apariencia urgentes.

Termino este tema con la siguiente frase: "Las personas exitosas tienen el hábito de hacer las cosas que a quienes fracasan no les gusta hacer".